Tertib Arsip Aktif Jadi Fondasi Profesionalisme Pengawasan Bawaslu Pasuruan

pasuruan.bawaslu.go.id - Pengelolaan arsip aktif tidak hanya dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, tetapi menjadi fondasi penting dalam menjaga efektivitas kerja sekaligus citra profesional lembaga. Komitmen tersebut mengemuka dalam kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Arsip) yang digelar secara daring, Selasa (3/2/2026).

Arsiparis Bawaslu Kabupaten Nganjuk, Fitria Duwi Hamida, menyampaikan bahwa arsip aktif merupakan sumber informasi strategis yang menopang seluruh proses manajerial dan operasional. Menurutnya, tata kelola arsip yang tertib akan memastikan setiap dokumen resmi tetap autentik, utuh, dan dapat dipertanggungjawabkan.

“Dokumentasi pengawasan yang dikelola dengan baik menjadi penopang utama dalam pengambilan keputusan. Jika arsip tidak tertata, risiko kehilangan informasi penting sangat besar dan dapat menghambat kinerja lembaga,” ujarnya.

juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip secara sistematis berfungsi sebagai langkah preventif terhadap potensi persoalan hukum di kemudian hari. Setiap tahapan pengawasan yang terdokumentasi rapi akan menjadi bukti sah bahwa tugas kelembagaan telah dijalankan sesuai prosedur.
Sejalan dengan hal tersebut, Koordinator Divisi SDM, Organisasi, dan Diklat (SDMO) Bawaslu Kabupaten Pasuruan, Devianan Azizah, menekankan bahwa tertib arsip merupakan bagian dari integritas pengawasan.

“Arsip adalah rekam jejak kelembagaan. Ketika arsip dikelola secara asal, bukan hanya ritme kerja yang terganggu, tetapi juga kepercayaan publik terhadap integritas pengawasan bisa menurun,” tegasnya.

Dalam kegiatan Ngopi Arsip Seri keempat tersebut, peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai pentingnya pemberkasan arsip aktif yang selaras antara fisik dokumen dan informasi yang dikandungnya. Arsiparis Bawaslu Kabupaten Nganjuk, Nanda Dwi, menyoroti masih sering ditemui kondisi di mana dokumen tersusun rapi secara fisik, namun tidak diimbangi dengan sistem informasi arsip yang akurat.

“Pemberkasan tidak boleh berhenti pada penataan map dan lemari. Yang paling penting adalah tersedianya daftar arsip yang presisi agar dokumen bisa ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan,” jelasnya.

Untuk mendukung percepatan akses informasi dan efisiensi kerja, Bawaslu Jawa Timur mendorong penerapan sistem pemberkasan arsip aktif yang lebih ketat dan terstandar. Setiap dokumen dikelompokkan berdasarkan klasifikasi arsip sesuai konteks kegiatan, dengan dukungan sarana fisik seperti filing cabinet, sekat, dan folder, serta sistem klasifikasi dan indeks yang terstruktur.

Deviana Azizah menambahkan bahwa tanggung jawab pemberkasan arsip berada pada masing-masing unit pengolah. Ia mengingatkan seluruh jajaran agar disiplin sejak tahap penciptaan arsip dengan mengacu pada Tata Naskah Dinas (TND) dan kode klasifikasi yang berlaku.

“Kedisiplinan sejak awal akan sangat membantu proses pemeliharaan hingga penyusutan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Ini adalah investasi jangka panjang bagi profesionalisme dan akuntabilitas Bawaslu Pasuruan,” pungkasnya.